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檔案整理


檔案分為檔案資訊、檔案實體、檔案數位化而有不同處理方法,依分類進行處理。

檔案經一定程序入館後,會進行點收、整理編目、上架典藏、保存維護、數位化等工作。


一、內涵分析與評估
檔案具有二種層面意義,一為文字資訊,一為材質載體。

(一)文字資訊
分析該批檔案或文獻史料其來源或內容屬性,應如何進行分類或歸屬,建立典藏號編碼方式及層級架構等。

(二)材質載體
判斷其物質狀況,區分等級,以利評估未來進行保存修護優先順序。

二、典藏號編碼
典藏檔案均應賦予唯一典藏號,以利異動管制及相關典藏管理工作。原則上,以卷為單位,一卷一號。一般包含有全宗號、系列號、副系列號、卷號、件號等。目前檔案全宗代碼如下:

全宗名 代碼
臺灣總督府檔案 000
臺灣總督府專賣局檔案 001
臺灣拓殖株式會社檔案 002
臺灣省行政長官公署檔案 003
臺灣省級機關檔案 004
臺灣省政府委員會議、省政會議檔案 005
臺灣鹽業檔案 006
臺灣總督府府(官)報 007
典藏專賣局局報 008

其餘代碼則一不同檔案或文獻史料內容不同而有所區分。


三、後設資料
不同全宗檔案或內容不同,但基本後設資料欄位類似,包含各層級檔案名稱、內容摘述、來源、年代、狀況及儲位等。同時建置資料庫查詢系統,將著錄完成之後設資料匯入系統。

四、保存維護
保存維護工作,一般分為預防性保存與修護性保存。

(一)預防性保存
主要是採取先前必要措施,防止文獻史料檔案遭受溫濕度、光照、生物甚至人為的損害。因此,就其典藏環境而言,本館設置有恆溫恆濕庫房,以維持穩定溫濕度。燈管改採低紫外線燈管照明,同時封閉窗戶以隔絕外界光線影響,並考慮檔案形制或材質,以適當方式存放,對於庫房內部作業、檔案異動及人員進出均加以管制,確保檔案安全。

(二)修護性保存
檔案或因本身材質,或原典藏環境,或人為使用等先前因素,導致其狀況優劣不同。若破損嚴重者,就難以進行整理編目或數位化,因此,本館會先進行檔案狀況等級評估,再委請專業人員進行修裱,除關注修裱人員技術外,亦對使用之修護材料有所要求。