第115期 中華民國102年10月30日發行
民俗文物小常識
本館檢選各機關擬毀檔案之源流
文／黃淑惠／本館採集組編纂一、前言
所謂機關擬毀檔案，即是政府部門執行業務的公文，在保存年限屆滿之後，認為不具行政參考價值，而預備予以銷毀。但這些公文雖然在行政業務上被認為已不具價值，但可能還有歷史文獻上的價值可資後人參考。因此，我國有文獻史料管理機關檢選機關擬毀檔案的作法，並執行有數十年之久，最早執行的機關為國史館。本館前身臺灣省文獻委員會也在民國44年起開始執行。
二、國史館檢選擬毀檔案
關於國史館檢選擬毀檔案之紀錄，最早見於國民政府公報中30年7月16日國民政府指令渝文字第1219號訓令「奉令抄發第五屆八中全會決議以廢存檔案應移交國史館籌備委員會保存一案，遵已飭屬遵照在案」。同年10月25日頒發「各機關保存檔案暫行辦法」，規定各機關認為無須保存之檔案應造冊送國史館籌備委員會查核，審核認為與國史有關者在冊內註明，一份存查一份退回原送機關。機關收到退回之清冊，將清冊內註明之檔案檢出，通知國史館籌備委員會派員接收。至於冊內未註明與國史有關之檔案，可以焚燬，但登記目錄仍須保存。
三、臺灣省文獻委員會及各縣市文獻委員會檢選擬毀檔案
臺灣省文獻委員會（本館前身）等文獻單位正式列入機關擬毀檔案送選單位，始於44年。自此乃除國史館之外，省或各縣市文獻委員會亦列入擬毀檔案檢選保存之列。
其發始係因在臺灣省文獻委員會辦理之「民國43年度春季文獻工作座談會」，會中提案請省政府通令各縣市政府及府屬各機關如有逾越保管期限須焚毀陳舊檔案（包括各種紀錄），交由各該縣市文獻委員會妥為保管，以資充實纂志資料。省文獻會乃於43年12月7日簽呈省府。另致函徵詢國史館史料編纂委員會之意見，該會於44年1月13日史徵四四字第46號函覆以：「是項提議實為保存歷史文獻之必要措施，本會自屬贊同」。
取得共識後，臺灣省政府在44年1月26日發布命令：「嗣後各機關凡有保存年限屆滿須行彙繳之文卷，應依照各機關保存檔案暫行辦法之規定造具清冊呈府，俟轉國史館史料編纂委員會核復後，再行移交本省或各縣市文獻委員會保管。」依據此令，府屬各機關之擬燬檔案送省文獻委員會保管，各縣市政府所屬機關檔案交各該縣市文獻委員會保管。
民國44年訂定「臺灣省各鄉鎮市區公所文卷存燬辦法」，明文將各縣市文獻委員會列入送檢選單位之列。48年「臺灣省政府暨所屬各機關公文處理規則」第201條「凡經國史館審定可燬之文卷，應將清冊再送當地文獻機關選取有關纂誌資料後燬之」。68年「臺灣省政府暨所屬各機關公文處理規則」臺灣省政府修正第177條第3款：「經業務承辦單位同意銷毀之檔案，應編造擬銷毀檔案清冊1式3份，簽經機關首長核定後，1份送請國史館審定，1份送文獻單位選取資料，1份存案。」歷經法令的更迭，臺灣省文獻委員會檢選擬毀檔案的業務逐漸生根。
四、檢選檔案延續
檔案管理局為我國機關檔案管理主管機關，於92年函訂「機關銷毀檔案目錄送請地方文史機關先行檢選機制作業流程」，明確規定相關作業方式。又於94年修正「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第9條明列「各機關檔案銷毀目錄得提供史政機關檢選」。延續歷史文獻機關檢選保存各機關擬毀檔案之作法。
國史館臺灣文獻館
著作財產權屬於國史館臺灣文獻館所有，All Rights Reserved. 館址：54043南投縣南投市光明一路254號 電話：049-2316881
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