第146期 中華民國105年05月30日發行
民俗文物小常識
國史館典藏檔案之發端
文/ 黃淑惠 / 本館採集組編纂政府文書，當逾保存年限不再提供行政稽憑時，其作為歷史證據之意義則浮現。國史館典藏檔案，始於民國30年；(註1)臺灣省及縣市文獻委員會典藏檔案，始於44年－政府機關逾保存年限之檔案典存，一度曾是中央(國史館)、省級(省文獻委員會)、縣市級(縣市文獻委員會)的三級制。(註2)國史館典藏檔案之發端敘述如次。
30年3月底，國民黨第五屆八中全會於重慶召開，委員張繼等13人提案「擬請國府通令所屬以廢存檔案移交國史館籌備委員會保存案」，認為機關檔案係為修史之重要資料，應由國史館典藏，(註3)其提案中所提之理由為：「查國史館籌備委員會，業於去年奉令成立，籌備事有多端，以蒐集國史史料最為重要，史料範圍亦廣，既為國史由政府官修，必以政府官文書，為主要根據。官文書類別不一，如已印行之公報年報等等，該會自能設法徵集，其蘊藏最富功用最鉅者，厥為檔案，凡國家要政，對內對外，自中央以達各省縣市，原委本末，大備於是，尤史料之淵藪，會中所必收。昔在漢代，以天下計書，先上太史，副上丞相，後唐釐定尤嚴，正有見於此，歷代史館秉筆，其所取材，如日歷，起居注，實錄，時政記，亦皆出於政府，非是則所收祇為共見共聞之一般圖書，與公私圖書館何異，所據亦祇為共見共聞之一般圖書，私家皆能纂述，非國家開館官脩之意也。惟目前狀況，使政府機關公文，如前代故事，別繕送會，勢所難能，即舊存檔案，有需不時調閱者，亦難完全移會。現擬祇將過時失效之檔案，由國府通令所屬交該會整理妥存，備脩史採用。」案經審查意見：「國民政府五院及所屬各機關檔案，應注意整理保存，如本機關認為無須保存時，應通知國史館籌備委員會，備供採取。如該會認為無移送保管之必要者，方得焚燬。」決議通過。
而後，30年7月16日，國民政府指令渝文字第1219號令：「奉令抄發第五屆八中全會決議以廢存檔案應移交國史館籌備委員會保存一案，遵已飭屬遵照在案」。(註4)同年10月25日頒發「各機關保存檔案暫行辦法」，(註5)規定各機關認為無須保存之檔案應造冊送國史館籌備委員會查核，審核認為與國史有關者在冊內註明，1份存查、1份退回原送機關。機關收到退回之清冊，將清冊內註明之檔案檢出，通知國史館籌備委員會派員接收。至於冊內未註明與國史有關之檔案，可以焚燬，但登記目錄仍須保存。
註1：當時名為「國史館籌備委員會」。
註2：黃淑惠，〈機關擬毀檔案提供史政機構檢選作業之源流〉，《檔案季刊》13:3(103年9月)，頁86-91。
註3：中央執行委員會秘書處編印，《中國國民黨第五屆中央執行委員會第八次全體會議紀錄》，30年4月，頁201-203。中國國民黨文化傳播委員會黨史館藏「第五屆八中全會宣言及決議案」，館藏號：會5.2/275。
註4：國民政府文官處編，〈抄發各機關檔案保存暫行辦法令仰遵照並轉飭遵照由〉，《國民政府公報》，渝字第 409 號（民30 年 10 月），頁19。
註5：國民政府 30 年 10 月 25 日訓令 1071號頒布「各機關保存檔案暫行辦法」。辦法之全文見附於39 年頒行「臺灣省政府檔案存燬辦法」之附件，其上註明「30 年 9 月 29 日第 5 屆中常委會第 185 次會議備案」。臺灣省政府秘書處編，〈電各廳處局室為訂定「臺灣省政府檔案存燬辦法」〉，《臺灣省政府公報》，春字第 69 期（民39 年 3 月），頁1005。
國史館臺灣文獻館
| 發 行 人 | 張鴻銘 | |
| 行政指導 | 劉澤民 | |
| 總 編 輯 | 王希智 | |
| 執行編輯 | 黃淑惠 | |
| 編輯小組 | 蕭碧珍、鐘登崇、李澍奕、洪明河 |
