最初1896年2月17日鳳山支廳長柴原是希望總督賞賜梅醫師人力車一輛及相當於日幣50円(約現在日幣19萬円,註2)的日本美術品一幅。總督府外事課上簽賞禮的公文也批准了,但是購買美術品的事卻因為總督府內經理課與外事課間公文往返交涉,陰錯陽差,耽誤時間,到6月尚未購買。故6月26日鳳山支廳長柴原在催促無效後再度上報,認為對於有功勞的外國人表達慰勞謝意,時間如果拖延太久就失去表揚其為楷模的意義,改請以敘勳方式(敘勳五等及授與雙光旭日勳章一枚)獎勵梅醫師。公文是從鳳山支廳長到臺南縣知事,轉呈到總督府民政局長,再由總督府上報給拓殖務大臣,轉請日本內閣核定。這中間又為了評估敘勳需提供受勳人梅醫師的英文履歷書資料,7月9日總督府外事課長杉村濬去函臺南縣知事磯貝靜藏,臺南縣知事再函請駐打狗的英國領事(Joseph H. Longford)向梅醫師要求英文履歷書,結果隔了十幾天收到回覆說該英文履歷書已經交由鳳山支廳長直接寄給了總督府(註3),臺南縣知事又追問鳳山支廳長該履歷書是何日寄到總督府?鳳山支廳長回復是在7月28日寄送總督秘書官木村匡。